Nos dias 15, 16 e 17 de outubro, o ELO promoveu o 5º módulo do Espaço de Aprendizagem – Boas Práticas de Gestão, reunindo cerca de 35 participantes de 17 organizações parceiras de Pão Para o Mundo. O evento, que contou com a participação da Maria Zélia – Oficial de Projetos de PPM, teve início com as boas-vindas de Camila Veiga, seguido por uma rodada de apresentação das pessoas presentes.
Fátima Nascimento abriu o debate destacando a importância do aprendizado coletivo e intercâmbio de boas práticas, promovido pela metodologia de mais um Espaço de Aprendizagem. Ela enfatizou a relevância de compartilhar informações sobre como cada organização está lidando com processos semelhantes para o aprimoramento da gestão no coletivo.
A facilitadora convidada, Márcia Campos, abordou um tema crucial: os requisitos e etapas do processo de compras e contratações de serviços. Ana Paula, representante do Inesc, fez uma apresentação sobre a organização, seguida por Ricardo Santana, que compartilhou os fluxos e ferramentas definidas de cotação e contratação de bens, produtos e serviços desenvolvidos pelo do I
Nos dias 15, 16 e 17 de outubro, o ELO promoveu o 5º módulo do Espaço de Aprendizagem – Boas Práticas de Gestão, reunindo cerca de 35 participantes de 17 organizações parceiras de Pão Para o Mundo. O evento, que contou com a participação da Maria Zélia – Oficial de Projetos de PPM, teve início com as boas-vindas de Camila Veiga, seguido por uma rodada de apresentação das pessoas presentes.
Fátima Nascimento abriu o debate destacando a importância do aprendizado coletivo e intercâmbio de boas práticas, promovido pela metodologia de mais um Espaço de Aprendizagem. Ela enfatizou a relevância de compartilhar informações sobre como cada organização está lidando com processos semelhantes para o aprimoramento da gestão no coletivo.
A facilitadora convidada, Márcia Campos, abordou um tema crucial: os requisitos e etapas do processo de compras e contratações de serviços. Ana Paula, representante do Inesc, fez uma apresentação sobre a organização, seguida por Ricardo Santana, que compartilhou os fluxos e ferramentas definidas de cotação e contratação de bens, produtos e serviços desenvolvidos pelo do Inesc. Complementando a fala, Ana explicou o fluxo semanal (de solicitações/compras/contratações/autorizações/pagamentos/arquivos) e as formações que o Inesc oferece à equipe programática, alinhando o processo financeiro à sustentabilidade da organização. Márcia, então, incentivou um debate sobre solicitações de compras e definição de custos, estimulando o debate em grupos para aprofundar as reflexões e as práticas de cada organização. Após o compartilhamento dos grupos, Maria Zélia de PPM, chamou atenção para o pioneirismo dos processos e para as tecnologias que estão sendo criadas em cada organização.
No segundo dia, a discussão girou em torno da partilha de custos e como transformar essa prática em uma política consolidada dentro das organizações. O SOS Corpo, Instituto Feminista da Democracia, compartilhou suas experiências, gerando um diálogo intenso sobre os passos necessários para a formalização de políticas de partilha de custos, partindo de sua prática de planejamento (incluindo orçamento) institucional, que segue, em sua elaboração os princípios da organização baseados na democracia interna, na valorização da equipe de trabalho, na sustentabilidade, viabilidade e equilíbrio orçamentário. Com os custos administrativos ficando em torno de 7% do custo total do orçamento. Quanto aos projetos, segue os mesmos princípios, mas se busca atender as orientações e condições dos financiadores. Eleny mostrou na prática, como é feito também o monitoramento do compartilhamento de custos, por meio de duas planilhas de excel (consolidada a partir do orçamento institucional e atualizada a cada mês a partir das informações da contabilidade). No trabalho de grupo e debate realizado em seguida, pode-se identificar as semelhanças e as diferenças nas experiências de cada organização. Mas ficou o desafio de se avançar tanto na sistematização da política de compartilhamento de custo das parceiras de PPM.
O terceiro dia foi marcado pela retomada das discussões anteriores, com Márcia abordando as dificuldades enfrentadas durante as auditorias, muitas delas decorrentes dos processos de realização/pagamento de despesas e da classificação correta destas para a contabilidade. Com a possibilidade da lista de comprovantes (ou de despesas), podendo ser não apenas um documento complementar à prestação de contas, mas também um instrumento útil para a gestão financeira de organizações que não dispõem de sistemas informatizados. Para falar sobre a experiência concreta de produção da lista de comprovantes, Carol Aguiar, do Centro de Agricultura Alternativa do Norte de Minas (CAA), apresentou o SIGCAA, sistema utilizado na gestão, composto pelos módulos financeiros, compras, projetos institucional, subprojetos, gerencial e contabilidade, acessível (com senhas seguras e limitações de acesso conforme função) a todas as pessoas que integram a organização parceira. Explicou que as receitas e processos de despesas (solicitação, processo de compra/contratação, autorizações, pagamentos, etc) são registrados e as informações para a contabilidade são migradas do próprio SIGCAA. As revisões dos lançamentos são realizadas semanalmente e novamente conciliadas a partir do balancete mensal. Assim, no dia 15 do mês subsequente já pode emitir e enviá-la para o auditor, conforme acordado com este.
Cleusa, do CPT Nacional, também apresentou o Sistema utilizado pela CPT (OrgSystem) e destacou um quadro orçamentário que separa as rubricas por financiador, facilitando a gestão financeira de cada projeto. Assim como o CAA-NM, a CPT Nacional produz os relatórios financeiros a partir da lista de comprovantes (ou despesas) emitidas pelos respectivos sistemas, e ajustadas à necessidade de cada financiador. Após as exposições, uma atividade em pequenos grupos foi propícia para discutir aprendizados e sugestões de melhorias, seguida por um debate em plenária que levantou alguns pontos de destaque, tais como, a segurança de dados, a impossibilidade de lançamentos por lotes (tendo em vista que as despesas devem ser individualizadas na lista de comprovantes), monitoramento orçamentário em moedas estrangeiras, dentre outros.
As trocas e aprendizados adquiridos ao longo desses dias certamente irão reverberar nas futuras ações de nossas organizações e no planejamento dos próximos Espaços de Aprendizagem.
No encerramento do evento, como este foi o último Espaço de Aprendizagem do ano, as pessoas foram convidadas a manifestar seus desejos para o coletivo em 2025. Prosperidade, renovação, parceria, partilha, integração, trocas de experiência, saúde, motivação, boas energias … é o que também desejamos a todas as participantes.
