Troca de experiências, fortalecimento institucional e reflexão sobre o uso estratégico da tecnologia marcaram a Roda de Diálogo “Ferramentas Digitais na Gestão Institucional”, realizada no último dia 16 de junho, reunindo representantes de organizações da sociedade civil, em um espaço dedicado à construção coletiva de soluções para os desafios da gestão.
Com a participação de 27 pessoas, representando 15 organizações parceiras de Pão para o Mundo no Brasil, a atividade teve início com uma acolhida conduzida por Fátima Nascimento, consultora associada do ELO, que apresentou a programação organizada em três momentos. Desde a abertura, o encontro reforçou o caráter horizontal da iniciativa, valorizando o compartilhamento de experiências e o reconhecimento de que cada organização acumula conhecimentos que podem contribuir para o fortalecimento do conjunto das OSCs.
Ao longo da roda, participantes destacaram a importância de espaços colaborativos para a troca de aprendizados sobre gestão, documentação, processos internos e utilização de ferramentas digitais. A reflexão inicial, conduzida por Thaize Oliveira, consultora convidada, partiu da compreensão de que o fortalecimento institucional não depende apenas de recursos financeiros, mas também da capacidade das organizações de sistematizar conhecimentos, registrar procedimentos e garantir a continuidade de suas ações.
O debate avançou para a necessidade de estruturar três pilares fundamentais da gestão institucional: *pessoas, processos e ferramentas*. A discussão destacou que o registro claro de responsabilidades, fluxos de trabalho e procedimentos contribui para reduzir riscos, preservar a memória organizacional e garantir maior estabilidade às ações desenvolvidas pelas OSCs.
As participantes também refletiram sobre a importância da padronização de processos e da organização documental como estratégias para evitar a perda de informações e facilitar a integração de novas pessoas às equipes.
Tema central do encontro, o papel das novas tecnologias na gestão das organizações, foi discutido em grupos de trabalho, nos quais as participantes debateram desafios relacionados à adoção de ferramentas digitais, formas de compartilhamento de informações, armazenamento de documentos e uso de recursos tecnológicos para apoiar as atividades administrativas e financeiras.
O encontro também abriu espaço para reflexões sobre o uso da inteligência artificial no cotidiano das organizações. Entre as possibilidades discutidas estiveram a produção de atas, a organização de informações, a sistematização de conteúdos e o apoio a processos de gestão do conhecimento, sempre ressaltando a importância do uso crítico e responsável dessas tecnologias e a necessidade de pautarmos o tema em encontros futuros.
Um momento marcante foi o relato de Sandra Matos, do Fundo Brasil de Direitos Humanos, que compartilhou os desafios e estratégias enfrentados pela organização e o quanto as ferramentas digitais contribuem e otimizam o fluxo organizacional do Fundo. Sandra relatou sua experiência com o WK Radar (sistema de ERP que integra e automatiza os principais processos de gestão financeira), desde quando atuava na Ação Educativa, explicando, com exemplo, a organização e digitalização de documentos financeiros, com padronização e rastreabilidade, bem como a adoção do armazenamento em nuvem (por meio do GED, módulo do ERP WK Radar voltado para a centralização, organização e segurança de documentos físicos e digitais) com rotinas estruturadas de backup e rastreamento. Corroborando com as falas anteriores, ressaltou que o processo enfrentou obstáculos em sua implantação, como certa resistência interna à incorporação de novas dinâmicas, mas também as estratégias de superação destas e os aprendizados decorrentes.
Durante as discussões finais, representantes das organizações destacaram que o fortalecimento institucional passa pela construção de uma cultura de compartilhamento, na qual conhecimentos, metodologias e ferramentas deixem de estar concentrados em indivíduos e passem a compor o patrimônio coletivo das equipes.
Mais do que apresentar soluções tecnológicas, a Roda de Diálogo reafirmou a importância da colaboração entre organizações da sociedade civil e demonstrou que processos bem estruturados, documentação acessível e circulação de conhecimentos são elementos centrais para garantir sustentabilidade, continuidade e impacto social às ações desenvolvidas pelas organizações.
O encontro foi finalizado com uma avaliação e Camila Veiga, coordenadora executiva do ELO, enfatizou a importância das trocas de experiências entre as organizações, especialmente nesses espaços formativos, sendo uma das ferramentas mais valiosas para enfrentar desafios comuns e construir respostas coletivas diante das transformações tecnológicas e institucionais que marcam o cenário das organizações.
